DX推進の第一歩：業務の可視化から始める

なぜ業務の可視化が重要なのか

DXを進める上で最も重要なのは、現状を正確に把握することです。多くの企業がDXに失敗する原因の一つは、現状分析を疎かにして、いきなりツール導入に走ってしまうことにあります。

業務を可視化することで、以下のメリットが得られます：

• 無駄な作業や重複作業が明らかになる
• ボトルネックとなっている工程が特定できる
• 属人化している業務が見えてくる
• デジタル化すべき優先順位が決められる

業務可視化の具体的な手法

1. 業務フロー図の作成

最もシンプルで効果的な方法は、業務フロー図を作成することです。

作成のポイント：

• 担当者ごとにレーン（スイムレーン）を分ける
• 作業の開始から終了まで時系列で並べる
• 判断ポイント（分岐）を明確にする
• 使用するツールやシステムも記載する

2. 業務棚卸しシート

各担当者の業務を一覧化するシートを作成します。

業務名	頻度	所要時間	使用ツール	課題
請求書作成	月1回	4時間	Excel	手入力が多い
在庫確認	毎日	30分	目視	正確性に不安

3. ヒアリングの実施

現場の担当者に直接話を聞くことで、フロー図だけでは見えない課題が浮かび上がります。

ヒアリングで聞くべきこと：

• この業務で困っていることは何ですか？
• もっと効率化できると思う部分はありますか？
• この業務がなくなったら、何に時間を使いたいですか？

可視化から見えてくる改善ポイント

パターン1：手作業の繰り返し

同じデータを複数のシステムに入力している、毎回同じ形式のメールを手打ちしているなど、自動化できる作業が見つかります。

パターン2：情報の分断

部門間で情報が共有されていない、最新データがどこにあるか分からないなど、情報連携の課題が明らかになります。

パターン3：属人化

特定の人しかできない業務、マニュアルがない業務など、標準化が必要な作業が特定できます。

可視化の次のステップ

業務を可視化したら、次は優先順位をつけて改善に取り組みます。

優先度の判断基準：

1. 効果の大きさ（時間削減、コスト削減）
2. 実現の容易さ（技術的難易度、コスト）
3. 関係者の協力が得られるか

まとめ

DXの第一歩は、派手なツール導入ではなく、地道な業務の可視化です。現状を正確に把握することで、本当に必要な改善策が見えてきます。81合同会社では、業務可視化から改善提案まで、一貫してサポートしています。